Question 1

Was erhalten wir am Ende der ersten Stufe?

Accepted Answer

Eine Prozesslandkarte des heutigen Ablaufs, eine bewertete und sortierte Roadmap mit grobem Aufwand je Stufe, die Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen und eine Ausgangsmessung als Vergleichsmaßstab. Alles gehört Ihnen und ist konkret genug, dass ein anderer Dienstleister damit umsetzen könnte.

Question 2

Wie lange dauert das?

Accepted Answer

Aufnahme und Roadmap dauern je nach Zahl der beteiligten Abteilungen typischerweise zwei bis vier Wochen. Der erste produktive Ablauf folgt meist vier bis acht Wochen danach. Mehrjährige Programme vermeiden wir bewusst: Wenn eine Stufe innerhalb eines Quartals kein Ergebnis zeigen kann, ist sie zu groß geschnitten.

Question 3

Was kostet das?

Accepted Answer

Die Analyse- und Roadmap-Stufe wird nach einem kostenfreien Vorgespräch zum Festpreis kalkuliert, jede Umsetzungsstufe separat, sobald ihr Umfang klar ist. Dadurch können Sie nach der Roadmap mit einem verwertbaren Ergebnis aufhören und müssen kein Budget für unspezifizierte Arbeit freigeben.

Question 4

Beraten Sie nur oder setzen Sie auch um?

Accepted Answer

Wir setzen um. Die Aufnahme dient dazu, die richtige Umsetzung zu bestimmen, und dieselben erfahrenen Leute bringen sie in den Produktivbetrieb — deshalb berücksichtigen unsere Schätzungen Datenmigration und Sonderfälle statt nur den Demopfad. Möchten Sie intern bauen, ist die Roadmap so formuliert, dass ein anderes Team sie ausführen kann.

Question 5

Müssen wir unser ERP oder unsere Buchhaltung ablösen?

Accepted Answer

Nein, davon raten wir meist ab. In der Buchhaltung liegen die rechtlich maßgeblichen Aufzeichnungen, sie sollte führendes System bleiben; neue Abläufe binden sich an, sodass Daten nur einmal erfasst werden. Ein Finanzsystem gleichzeitig mit den operativen Prozessen zu wechseln, ist der häufigste Grund für stockende Programme.

Question 6

Unsere Belegschaft ist skeptisch gegenüber neuen Systemen.

Accepted Answer

Deshalb beziehen wir die ausführenden Personen ab dem ersten Interview ein und pilotieren mit einer kleinen Gruppe vor jedem breiten Rollout. Widerstand ist meist rational: Das neue Werkzeug fügt Schritte hinzu oder wurde von jemandem entworfen, der die Aufgabe nie gemacht hat. Das im Pilot mit fünf Personen zu erfahren, ist deutlich günstiger als nach der unternehmensweiten Einführung.

Question 7

Was, wenn ein Prozess nicht digitalisiert werden sollte?

Accepted Answer

Dann steht das in der Roadmap. Ein Ablauf, der viermal im Jahr eine Stunde kostet, rechtfertigt keine Software, und manche Ausnahmefälle löst ein Telefonat zwischen zwei Personen, die den Kunden kennen, tatsächlich besser. Schwache Kandidaten von der Liste zu streichen, gehört zum Nutzen der Aufnahmephase.

Question 8

Wie steht es um DSGVO und Nachweisbarkeit?

Accepted Answer

Die Prozesslandkarte hält fest, an welcher Stelle personenbezogene Daten entstehen, wo sie gespeichert werden, an welche Auftragsverarbeiter sie fließen und wie lange sie aufbewahrt werden. Das ergibt eine prüfbare Grundlage für Ihr Verarbeitungsverzeichnis und für Löschkonzepte. Eine juristische Bewertung ersetzt es nicht, liefert Ihrem Datenschutzbeauftragten aber belastbare Fakten.

Question 9

Woran erkennen wir, ob es gewirkt hat?

Accepted Answer

Daran, dass vorher gemessen wurde. Die Ausgangsbasis erfasst Wochenstunden je Prozess, Fehler- und Nacharbeitsquoten sowie den Rückstau an jeder Übergabe; dieselben Messungen werden vier bis sechs Wochen nach dem Rollout wiederholt. Prozentziele sagen wir vorab nicht zu — zugesichert wird die Messung, nicht eine vor Projektbeginn gewählte Zahl.

Question 10

Wie verhält sich das zu Digitalstrategie und Prozessdigitalisierung?

Accepted Answer

Diese Seite ist die Klammer. Digitalstrategie bestimmt Richtung, Reihenfolge, Budgetrahmen und das, was bewusst unangetastet bleibt. Prozessdigitalisierung liefert die einzelnen Abläufe in den Produktivbetrieb. Die meisten Kunden starten hier mit einem Vorgespräch und werden dann derjenigen Leistung zugeordnet, die zu ihrer Lage passt.

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